現金の手渡しと比べ、約30％の事務作業削減に成功！オープンキャンパス参加者への交通費や在校生への報酬支払いにおける活用事例

2023年3月取材

山口県山口市にある「学校法人YIC学院 YIC情報ビジネス専門学校」様。
IT・ホテル・ブライダル・ペット・医療事務など、様々なジャンルの学科を揃えており実践的な技術と知識取得に力を注がれています。
今回は、オープンキャンパスに参加した高校生への交通費や在校生への報酬の支払い手段として「LINE Pay かんたん送金サービス」を導入した経緯や感想などを、副校長の河津様に伺いました。

• ざっくりいうと（読了時間目安：4分）

• 利用用途：交通費・報酬の支払い

• 利用率の高さが決め手、学生と相性がよいLINE Pay
• 現金での支払いと比べ、事務作業を約30％削減
• 割り勘や集金に使えて学生からも好評

――「LINE Pay かんたん送金サービス」の利用用途を教えてください

本校では、定期的にオープンキャンパスを開催しております。そのオープンキャンパスに参加された高校生への交通費の支払いと、オープンキャンパスの運営を手伝ってくれた学生スタッフ（在校生）への報酬の支払いで利用しております。
従来は現金で手渡しを行っていたのですが、現在はLINE Pay残高のみの支払いにしております。

利用率の高さが決め手、学生と相性がよいLINE Pay

――導入の経緯や決め手を教えてください

手数料が他社に比べてリーズナブルだった点と、本校在校生におけるLINE Payの利用率の高さから若年層との親和性を感じた点です。
導入検討にあたり実施した在校生に対するアンケートでは、約4割が普段からLINE Payを利用していると回答し、中には全員が利用しているクラスもありました。

――導入にあたって懸念はありましたか

現金を手渡しする際は、支払いの証憑として学生に領収書の記入をお願いし、職員が直接受領していました。「LINE Pay かんたん送金サービス」の導入により、領収書の記入と受領の手間が解消される一方で、証憑となる領収書を直接受領できなくなる懸念がありました。
しかし、参加者名簿や勤務表に記載されたLINE Pay ナンバーと実際に送金したLINE Pay ナンバーを照合し一致すれば、証憑として領収書と同じ役割を果たすため、会計上も問題なく運用できています。

現金の手渡しと比べ、事務作業を約30％削減

――導入前、現金での支払いについてどのような課題をお持ちでしたか

オペレーションが煩雑で、準備や支払いにかなり時間がかかっていました。
特に交通費の支払いでは、参加する学生の住所によって支給金額が異なるため、事前に銀行で両替を行い100円単位の小銭を準備し、学生ごとに封筒を分けて手渡しをしていました。
また、中には予約をせず飛び入り参加される学生もいらっしゃるので、事前に交通費の準備ができません。そのため、ある程度余裕を持ったお金の準備が必要ですし、その場で住所を確認し封筒を用意する時間もかかり、大きな負担となっていました。

――導入後、課題は解決しましたか

従来の現金での支払いに比べて、事務作業が約30％削減できました。
時間で換算すると、1回のオープンキャンパスに対する事務作業の削減時間は6時間ほどです。
また、飛び入り参加される方にも、LINE Pay残高での支払いであれば、LINE Pay ナンバーを取得するだけなので、お待たせする時間も解消できました。

導入前と導入後の運用イメージ

――運用方法について教えてください

所定の管理画面上で、Excelファイルをアップロードする方式で送金を行っています。
アップロードするファイルは、取得したLINE Pay ナンバー※とオープンキャンパス参加者の名簿や学生スタッフの勤務表と照合し作成しています。
また、送金対象者は月末で締め、送金は翌月15日のタイミングで行っています。
※LINE Pay残高の送金に用いる、LINE Payアカウントごとに割り当てられた11桁の番号

――運用面で工夫していることや気をつけていることを教えてください

LINE Pay ナンバーは、予約時のフォームや参加後アンケート、学生スタッフが提出する勤務表に記入いただいています。
また、LINE Pay残高の受け取りをスムーズに行っていただくために、オープンキャンパスの参加者向けのwebページやチラシ、案内カードを作成し、周知しています。
案内カードには、LINE Payアカウント開設用のQRコードを記載することで、アカウントをお持ちでない方へのご案内もスムーズにできています。

案内カード

割り勘や集金に使えて学生からも好評

――最後に「LINE Pay かんたん送金サービス」を導入した感想を教えてください

導入した結果、支払い時の工数が減ったためオペレーションが改善され、運用ミスもなくなりました。
学生にも感想を聞きましたが、食事代の割り勘やイベントの集金などに、LNE Payの個人間送金機能を利用しているようで、友だち同士のお金のやり取りがしやすくなったと好評です。

――ありがとうございました

「学校法人YIC学院 YIC情報ビジネス専門学校」
https://www.yic.ac.jp/ib/